职位详情

1.接听和转接电话；接待来访者。 2.承担办公室文秘、会议信息做好办公室档案的收集整理工作。 3. 负责上级领导办公室的清洁卫生。 4. 会议安排：负责安排和组织各种会议，包括会议室预订、参会人员的通知、材料的准备等工作，做好会议纪要。 5. 负责公司的文件，信件，邮件，报刊的分发。 6. 负责办公室的库房管理，并做好相关的进出记录。 7. 做好公司的宣传栏目。 8. 按照公司印信管理规定，保管使用公章并对其负责。 9. 负责公司的开支、流水账的登记。 10. 负责员工人事资料的管理，建立和完善人事档案，并严格执行借阅程序。 11. 负责每月的出勤和出纳，记录在案。 12. 负责办公场所各类资产的管理，合理利用和提高其利用效率。 13. 数据录入：负责将各种信息、数据录入到电脑系统中，确保数据的准确性和完整性。文员需要熟练运用各种办公软件，如Word、Excel，PPT，ps、剪映等以便高效地完成数据录入工作。 14. 接待服务：如果会议涉及到来访嘉宾或其他外部参会人员，文员可能需要提供接待服务，包括安排接机、订酒店、提供交通指引等。他们应该与相关部门或外部供应商协调和沟通，确保这些服务得到及时提供。 15. 负责协助上级领导或嘉宾安排行程，包括预订机票、酒店、安排交通等。了解上级领导出差日期、目的地和行程安排，然后及时进行预订和安排。 16. 负责办公用品的采购和管理，包括杂物、文件柜、打印耗材等。文员需要与供应商进行联系、比较价格和质量，并及时补充和更新办公用品。 一、文秘工作 文秘工作是文员的基本工作之一，主要包括以下几个方面： 文件处理。文员要负责起草、审核、打印、复印、分发、归档各种文件，如公文、合同、报告、通知等，保证文件的规范性、准确性和及时性。 会议安排。文员要负责组织、协调各种会议，如预定会议室、准备会议资料、记录会议纪要、跟进会议决议等，保证会议的顺利进行和有效执行。 信息传递。文员要负责收发各种信息，如电话、邮件、传真、快递等，及时转达相关人员，保证信息的畅通和安全。 档案管理。文员要负责建立、整理、保管各种档案，如人事档案、财务档案、合同档案等，按照规定的分类、编号、期限等进行管理，保证档案的完整性和可查性。 二、后勤工作  后勤工作是文员的重要工作之一，主要包括以下几个方面： 办公用品管理。文员要负责采购、分配、盘点各种办公用品，如纸张、笔、文件夹等，根据需求和预算进行合理安排，保证办公用品的充足和节约。 办公设备管理。文员要负责使用、维护、报修各种办公设备，如电脑、打印机、复印机等，及时解决设备故障或联系专业人员处理，保证办公设备的正常运行和使用寿命。 办公环境管理。文员要负责清洁、布置办公室，如打扫卫生、摆放花草、调节温度等，营造舒适整洁的办公环境，保证办公室的卫生和美观。 接待服务。文员要负责接待来访人员，如引导客人入座、提供茶水等，展示公司的形象和礼仪，保证接待的礼貌和效率。 三、协调工作  协调工作是文员的辅助工作之一，主要包括以下几个方面： 沟通协作。文员要负责与各个部门和人员进行沟通协作，如传达领导指示、汇报工作进展、协调工作关系等，保证工作的顺畅和高效。 数据统计。文员要负责收集、整理、分析各种数据，如业绩数据、财务数据、人事数据等，制作表格、图表、报表等，保证数据的真实性和有效性。 项目支持。文员要负责参与或支持各种项目，如提供资料、做调研、做方案、做汇报等，保证项目的完成和质量。