商务接待

商务接待流程 接待前充分准备 1、了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。 2、根据客户的具体情况确定具体的接待规格。 特级接待：中央部、委、局、办和省、市主要领导视察;省级职能部门主要领导视察; 一级接待：国内、外大型企业负责人的考察及参观;区政府主要领导视察;市级党政群机关主要领导视察;区级党政群机关视察;战略投资伙伴、行业知名专家考察接待;新闻媒体发布会;金融机构主要负责人; 二级接待：国内中型企业负责人的考察、参观;区级街道部门参观接待;上游产品供应商业务洽谈; 一般接待：区政府、区街道部门带领的一般人士参观;业内人士、兄弟公司参观、交流接待;公司聘用的法律、设计、质量标准体系等顾问、专家的参观、交流接待。 3、根据对方意图和实际情况，拟出接待日程安排方案，报请领导批示。 4、根据来宾的身份和其他实际情况，安排具体接待人员、住宿、接待用车、饮食。 5、根据来宾的工作内容，分别作好以下安排： (1)如来宾要进行参观或学习交流，则应根据对方的要求，事先安排好参观行程; (2)通知相关交流人员，准备交流材料，筹备好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。 接待中的服务工作 1、根据来宾的身份和抵达的日期、地点、安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接。 2、来宾到达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行;并安排有关领导看望来宾，事先安排好地点及陪同人员。 3、宴请 (1)掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准，并提前通知酒店; (2)精心编制宴会菜单，做好宴会设计;摆放席位卡，并核对确认; (3)接待人员提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务; (4)陪餐领导先到达宴会地点; (5)接待人员主动引导客户入席、离席; (6)严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等，特殊情况按主陪领导意图办理，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢。 4、商务会见、会谈安排 (1)明确商务工作会见的基本情况、目的以及会见(谈)人的职位、姓名等基本信息; (2)提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备; (3)确定会见(谈)时间，安排好会见(谈)场地、座位; (4) 双方进入会议室后，由主持人开场，介绍双方领导、会议主题和会议议程; (5) 对方领导先后致辞; (6)就会议内容进行发言或讨论; (7)相关领导作总结发言; (8)主持人宣布会议结束; 6、来宾如有重要身份，或活动具有重要意义，则应事先安排记录人员作好记录并安排宣传人员负责报道。 7、商务参观考察安排 (1)提前准备好一切相关物资、车辆; (2)提前通知安排领导和随行陪同人员; (3) 相关领导提前至大门口迎接宾客的到来; (4)宾客到达下车后，双方领导交换名片，初步认识; (5)双方进入招商大厅，进行沙盘讲解后，将宾客带至项目参观; (6)双方进入会议室就项目或其他话题进行座谈; (7)安排好相关人员对接待过程中的关突发情况进行现场处理; 8、商务休闲娱乐征求客户意见根据客户的喜爱和习惯安排活动项目。 (1)安排活动场地、确定活动时间; (2)安排电影、健身、体育等娱乐活动，举办文艺晚会，接待之前应做好相关准备工作; (3)根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度; (4)根据领导指示或来宾要求，做好游览风景区和名胜古迹的安排。 商务接待礼仪 介绍的礼节 介绍的手势：五指并拢，手心向上，指向被介绍人。 介绍的顺序：先介绍位卑者给位尊者。先将男士介绍给女士;年轻的给年长的;自己公司的同事给别家公司的同事;先将职位稍低者介绍给职位高者;公司同事给客户;非官方人事给官方人士;本国同事给外国同事;如果身边各有一人，先介绍右边的，再介绍左边的。 握手的礼仪 握手时，距对方约一步远，上身稍向前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，虎口相交，拇指张开下滑，向受礼者握手。 掌心向下握住对方的手，显示着一个人强烈的支配欲，无声地告诉别人，他此时处于高人一等的地位。应尽量避免这种傲慢无礼的握手方式。相反，掌心向里握手显示出一个人的谦卑和毕恭毕敬。平等而自然的握手姿态是两手的手掌都处于垂直状态。这是一种最普通也最稳妥的握手方式。 戴着手套握手是失礼行为。男士在握手前先脱下手套，摘下帽子。女士可以例外。当然在严寒的室外也可以不脱。比如双方都戴着手套，帽子，这时一般也应先说声：“对不起”。握手时双方互相注视，微笑，问候，致意，不要看第三者或显得心不在焉。 除了关系亲近的人可以长久地把手握在一起外，一般握两三下就行。不要太用力，但漫不经心地用手指尖“晴蜓点水”式去点一下也是无礼的。一般要将时间控制在三五秒钟以内。如果要表示自己的真诚和热烈，也可较长时间握手，并上下摇晃几下。 握手时两手一碰就分开，时间过短，好像在走过场，又像是对对方怀有戒意。而时间过久，特别是拉住异性或初次见面者的手长久不放，显得有些虚情假义，甚至会被怀疑为“想占便宜”。 长辈和晚辈之间，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握，上下级之间，上级伸手后，下级才能接握;男女之间，女方伸手后，男方才能伸手相握;当然，如果男方为长者，遵照前面说的方法。 如果需要和多人握手，握手时要讲究先后次序，由尊而卑，即先年长者后年幼者，先长辈再晚辈，先老师后学生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上级后下级。 交际时如果人数较多，可以只跟相近的几个人握手，向其他人点头示意，或微微鞠躬就行。为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应想一想自己是否受对方欢迎，如果已经察觉对方没有要握手的意思，点头致意或微鞠躬就行了。 在公务场合，握手时伸手的先后次序主要取决于职位、身份。而在社交、休闲场合，它主要取决于年龄、性别、婚否。 在接待来访者时，这一问题变得特殊一些：当客人抵达时，应由主人首先伸出手来与客人相握。而在客人告辞时，就应由客人首先伸出手来与主人相握。前者是表示“欢迎”，后者就表示“再见”。这一次序颠倒，很容易让人发生误解。 应当强调的是，上述握手时的先后次序不必处处苛求于人。如果自己是尊者或长者、上级。而位卑者、年轻者或下级抢先伸手时，最得体的就是立即伸出自己的手，进行配合。而不要置之不理，使对方当场出丑。 当你在握手时，不妨说一些问候的话，可以握紧对方的手，语气应直接而且肯定，并在加强重要字眼时，紧握着对方的手，来加强对方对你的印象。 握手的场合也有讲究，在如下几种情况下，应该握手，如：遇到较长时间没见面的熟人;在比较正式的场合和认识的人道别;在以本人作为东道主的社交场合，迎接或送别来访者时;拜访他人后，在辞行的时候;介绍给不认识的人时;在社交场合，偶然遇上亲朋故旧或上司的时候;别人给予你一定的支持、鼓励或帮助时;表示感谢、恭喜、祝贺时;对别人表示理解、支持、肯定时;得知别人患病、失恋、失业、降职或遭受其他挫折时;向别人赠送礼品或颁发奖品时。通常，上述所列举的情况下都是适合握手的场合。 最后，说说握手的八禁忌：不要用左手相握，尤其是和阿拉伯人、印度人打交道时要牢记，因为在他们看来左手是不洁的;在和基督教信徒交往时，要避免两人握手时与另外两人相握的手形成交叉状，这种形状类似十字架，在他们眼里这是很不吉利的;不要在握手时戴着手套或墨镜，只有女士在社交场合戴着薄纱手套握手，才是被允许的;不要在握手时另外一只手插在衣袋里或拿着东西;不要在握手时面无表情、不置一词或长篇大论、点头哈腰，过份客套;不要在握手时仅仅握住对方的手指尖，好像有意与对方保持距离。正确的做法，是要握住整个手掌。即使对异性，也要这么做;不要在握手时把对方的手拉过来、推过去，或者上下左右抖个没完;不要拒绝和别人握手，即使有手疾或汗湿、弄脏了，也要和对方说一下“对不起，我的手现在不方便”。以免造成不必要的误会。 交换名片的礼仪 如果是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片;辈份较低者，率先以右手递出个人的名片;到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片;接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务;接受名片后，不宜随手置于桌上;经常检查皮夹，不可递出污旧或皱折的名片;名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出;尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西;不要无意识地玩弄对方的名片;上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己的名片。 引导的礼仪 接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。 1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。 2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。 3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。 4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。 乘车礼仪 (一)小轿车 1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。 2、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。 3、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。 4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。 5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。 6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。 (二)吉普车 吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。 (三)旅行车 我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。 接待流程及标准 接待申请-----确定接待级别-----联系接待单位-----安排接待人员-----机场（车站）接车-----安排住宿-----营销中心参观-----领导接见-----餐饮安排------提出、收集合作事项------处理、确定合作事项------领导会谈------机场（车站）送车------电话回访 　　1、接待申请：业务、某场部员工在了解客户即将到访时通知行政办，要求进行客户接待的安排，如出差在外应及时以电话方式通知，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送； 　　2、确定接待级别：接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待 　　（1）普通人员级别：适合人员：经销商业务类考察人员、技术人员、家装公司设计师、厂家中层管理者、普通意向经销商等。 　　a：住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用； 　　b：餐饮标准：午餐简便消费控制在3元以下，晚餐消费控制在4元以下； 　　c：接待陪同人员：公司基层业务员、某地域经理； 　　d：接待车辆：四驱车或的士。 　　e：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加5元/人标准计算； 　　（2）高级人员级别：适合人员：工程采购、终端消费企业领导、合作经销商、厂家高层管理人员、出口公司负责人等。 　　a：住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用； 　　b：餐饮标准：午餐简便消费控制在5以下元，晚餐消费控制在5元以下； 　　c：接待陪同人员：某地域经理、某场督导； 　　d：接待车辆：四驱车或商务车或的士； 　　e：感情接待：此类人员，公司高层干部可安排做一次或两次家中接待，接待人员陪同，以增加彼此间的感情；（视双方合作情况而定） 　　f：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐，费用控制在7元以下；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定） 　　g：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加1元/人标准计算；娱乐另加2元/人标准计算； 　　（3）特级人员级别：适合人员：主要某场经销商领导（包括内销、出口）、主要某场政府人员、本地行业相关部门负责人、厂家特邀领导、公司特邀领导、其他特殊人员等。 　　a：住宿标准四星级酒店以上，房价控制在4-7元/间，公司负担全程费用； 　　b：餐饮标准：午餐简便，消费控制在1元以下，晚餐消费控制在1元以下； 　　c：接待陪同人员：某地域经理、某场督导、营销总经理、股东； 　　d：接待车辆：商务车或租用高级用车； 　　f：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或晚上娱乐，费用控制在12元以下；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定） 　　g：以上标准是以二名客户为基准， 如超过二名客户，则另加1元/人标准计算；娱乐另加25元/人标准计算